Sunday, 4 December 2011

PENGURUSAN SISTEM FAIL

FAIL

  • Satu folder yang mengandungi surat atau lampiran.
  • Fail rasmi atau fail awam dapat didefinisikan sebagai ; Satu folder yang didaftarkan dalam mana surat-surat (lampiran-lampiran) disusun dengan cermat dan sistematik.

KEPERLUAN FAIL

  •    Merupakan alat perhubungan/komunikasi yang penting
  • Sumber mengurus maklumat Jabatan/Agensi Kerajaan
  • Membantu membuat keputusan/mengambil tindakan
  • Mengekalkan ingatan/bahan rujukan
  • Bahan bukti
  • Bahan Penyelidikan

                                               - Sejarah
                                               - Ekonomi
                                               - Kebudayaan
                                               - Perundangan
                                               - Dsbnya.

PENGGUNAAN KERTAS MINIT

1.            Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit
2.            Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan
                 ( yang tertera tulisan Am 6 ).                                      
3.            Kegunaan :-
·         Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan
·         Mencatat salinan surat-surat jabatan.




KERTAS MINIT

  Merekodkan surat keluar dan masuk
  Surat masuk perlu ditulis dengan pen berwarna merah
  (1)          Surat bth. _____ drp. ______ dikdgn. Pd. __________
  (1)          Surat bth. _____ drp. ______ d/m pd. ____________
  (1)          Bil. ________drp. _______ bth._____d/m pd._______
  Surat keluar perlu ditulis dengan pen berwarna biru atau hitam.
  (2)          Surat bth. _______ d/m kpd. _______ pd. _________
  (2)          Bil. ________ kpd. _______ bth. _____ d/h pd. _____
  Menulis arahan-perhubungan bertulis di antara pegawai bawahan atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian.



CONTOH :



0 comments: