PENGURUSAN SISTEM FAIL

FAIL

• Satu folder yang mengandungi surat atau lampiran.
• Fail rasmi atau fail awam dapat didefinisikan sebagai ; Satu folder yang didaftarkan dalam mana surat-surat (lampiran-lampiran) disusun dengan cermat dan sistematik.

KEPERLUAN FAIL

•    Merupakan alat perhubungan/komunikasi yang penting
• Sumber mengurus maklumat Jabatan/Agensi Kerajaan
• Membantu membuat keputusan/mengambil tindakan
• Mengekalkan ingatan/bahan rujukan
• Bahan bukti
• Bahan Penyelidikan

                                               - Sejarah

                                               - Ekonomi

                                               - Kebudayaan

                                               - Perundangan

                                               - Dsbnya.

PENGGUNAAN KERTAS MINIT

1.            Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit

2.            Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan

                 ( yang tertera tulisan Am 6 ).                                      

3.            Kegunaan :-

·         Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan

·         Mencatat salinan surat-surat jabatan.

KERTAS MINIT

—  Merekodkan surat keluar dan masuk

—  Surat masuk perlu ditulis dengan pen berwarna merah

—  (1)          Surat bth. _____ drp. ______ dikdgn. Pd. __________

—  (1)          Surat bth. _____ drp. ______ d/m pd. ____________

—  (1)          Bil. ________drp. _______ bth._____d/m pd._______

—  Surat keluar perlu ditulis dengan pen berwarna biru atau hitam.

—  (2)          Surat bth. _______ d/m kpd. _______ pd. _________

—  (2)          Bil. ________ kpd. _______ bth. _____ d/h pd. _____

—  Menulis arahan-perhubungan bertulis di antara pegawai bawahan atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian.

CONTOH :